Excel XP 7. Buscar y reemplazar datos

Al igual que otros programas de Windows, con Excel es posible buscar algún dato en el libro de trabajo desde Edición - Buscar. Desde esta pantalla podemos buscar simplemente un dato o bien buscar un dato y reemplazarlo por otro automáticamente.

En esta última pantalla podemos Reemplazar todas las entradas "Ventas" que aparezcan en el documento. El botón Opciones accede a un completo menú desde el cual podremos reemplazar, no solamente, un dato sino buscarlo por filas o columnas, o reemplazar un formato (negrita, subrayado, color) por otro.

Selección de celdas no-adyacentes.- Si lo que deseas es seleccionar un rango de celdas que no estén juntas, deberás hacerlo pulsando al mismo tiempo que seleccionas, la tecla de Control.

Llenar datos en un rango.- Una de las formas de escribir en cada una de las celdas de un rango, en vez de la forma habitual, es:

1.Seleccionar el rango

2.Escribir el dato de la primera celda

3.Pulsar Intro

4.Escribir el dato de la segunda celda...

5...y así hasta el final del rango

Borrar todos los datos de la hoja.- Una opción rápida para borrar todos los datos de una hoja sería cerrando el libro sin grabarlo y creando uno nuevo, pero es posible que tengamos datos en otras hojas del libro que no queramos desperdiciar. También podríamos eliminar la hoja, pero un buen sistema sería el siguiente:

1.Pulsa en el cuadro de la esquina superior derecha (encima de los rótulos de las filas y a la izquierda de los rótulos de las columnas). Verás que toda la hoja queda seleccionada.

2.Pulsa la tecla Supr del teclado.

3.Pulsa un click en cualquier parte de la hoja para quitar la selección.

La totalidad de los datos se han borrado.

Inmovilizar paneles.- En hojas muy extensas puede ocurrir que tengamos una o varias filas o columnas con rótulos de nombres y que al desplazar la hoja y debido a su longitud, perdamos de vista esos rótulos que nos pueden servir como referencia. Observa el ejemplo:

Imagínate que en vez de 4 columnas de datos, son 200 columnas. Al estar el cursor situado cerca de la columna A, tenemos como referencia de los datos a los nombres de dicha columna, pero si desplazamos la pantalla hacia la izquierda, perderíamos la referencia de los nombres.

Para que no ocurra esto tendríamos que:

1.Situar el cursor en la celda B2. Esta celda contiene por encima los rótulos de los meses y a su izquierda contiene los rótulos de las personas.

2.Acceder a Ventana - Inmovilizar paneles

Veremos unas líneas negras que significan la división que hemos hecho. Lo que haya por encima y a la izquierda de esas líneas será lo que quede inmovilizado.

Ahora, podríamos desplazarnos hacia la derecha y siempre veríamos la columna izquierda que nos serviría como referencia. De la misma forma, si nos desplazamos hacia abajo, veremos la fila de los meses inmovilizada.

Para anular la inmovilización de los paneles, deberíamos acceder a Ventana - Movilizar paneles y las líneas de inmovilización desaparecerían, quedando la hoja como estaba antes.

División en ventanas.- En libros extensos es posible crear una o varias ventanas del mismo libro y trabajar en una u otra. Para ello, debemos acceder a:

1.Ventana - Nueva ventana

Con esta orden se habrá creado una nueva ventana del mismo libro. Si al principio te cuesta controlar qué ventana estás viendo, puedes organizártelas con Ventana - Organizar y escoger entre mosaico o cascada. Es importante observar el nombre de la ventana en la barra azul del título; aparece junto a dos puntos y el número de ventana. En la siguiente imagen, se muestran dos ventanas de un mismo libro, donde la ventana de la izquierda es la activa (azul).

Si escribimos algo en una de las dos ventanas, veremos cómo la otra se va escribiendo exactamente lo mismo. Para pasar de una ventana a otra pulsaremos un click, y para cerrar una de las dos ventanas, simplemente pulsaremos el botón de cerrar teniendo en cuenta que el cierre de la última ventana supone el cierre del libro.

Portapapeles múltiple.- Es posible el uso de varios datos almacenados en el portapapeles, de forma que podamos recuperar uno de ellos cuando nos interese.

1.Prueba a escribir un par de rangos de datos. Selecciona uno de ellos y pulsa el botón Copiar.

2.Accede a Ver - Barras de herramientas - Portapapeles.

Debería visualizarse la paleta con unos contenedores que simbolizan las veces que hemos utilizado la orden de Copiar.

Si ahora sitúas el cursor en cualquier celda de la pantalla y pulsas sobre el primer contenedor, se pegará en la celda seleccionada.