Excel XP 13. Las listas

Las listas es una de las opciones que más se utiliza en Excel. Permiten almacenar datos en forma de columnas a modo de base de datos para posteriormente realizar cálculos, consultar datos, realizar sub-totales, etc.

Normalmente, una lista contiene las cabeceras de los datos en la primera fila. Estas cabeceras son los títulos de los campos. Un campo es un dato individual con un nombre propio.

Algunas normas a tener en cuenta en la creación de listas son:
-El tamaño máximo de una lista es el mismo que la hoja completa
-Dejar un espacio por encima y por debajo de forma que la lista quede aislada del resto de la hoja.
-Los títulos de los campos deben situarse en la primera fila.
-No hay que dejar espacios en blanco al principio del nombre de un campo porque afectará a operaciones posteriores.
-Se recomienda asignar formatos distintos a las cabeceras de columna y a los datos.
-A ser posible, dejar una única lista en la hoja.

Las operaciones más comunes con listas son:
-Utilizarla para imprimir listados.
-Ordenarla por un campo en concreto.
-Crear una ficha llamada "formulario" para trabajar con la lista.
-Filtrar datos, es decir, obtener datos de la lista según unas condiciones específicas.
-Crear informes de resumen de sub-totales de datos.

Crear una ficha de formulario.- Vamos a ver cómo se crea una ficha de formulario.

1.Debes crear en Excel la siguiente hoja de datos

2.Selecciona todo el rango de datos (A1:D6)

3.Accede a Datos - Formulario. Te aparecerá automáticamente la ficha:

La forma de utilizar esta ficha es sumamente sencilla:
-Para desplazarte por los registros debes pulsar las flechas de la lista.
-Observa en la parte superior derecha: muestra el número de registro (fila) donde estamos situados.
-Para crear uno nuevo, puedes pulsar el botón Nuevo.
-Para filtrar datos, debes pulsar el botón Criterios.

4.Pulsa el botón Criterios.

5.Pulsa click en el campo Ciudad y escribe: Tuxtepec.

6.Pulsa el botón Buscar siguiente.

7.Observa que ha aparecido el cuarto registro (4 de 5)

Si volvieramos a pulsar el mismo botón, aparecería el siguiente registro que cumpliese la condición especificada.

Ordenar una lista de datos.- Puede ocurrir que en ciertos momentos nos interese una misma lista impresa y ordenada por diferentes campos (fechas, nombres, precios, etc). Para ordenar una lista, Excel dispone de dos opciones:

Ordenación rápida: Excel ordena rápidamente a través de un campo mediante el botón Orden ascendente u Orden descencente situados en la barra de herramientas.

Ordenación por prioridades de campo: Excel permite ordenar también por varios campos. Imaginemos que en una misma lista ordenada por ciudades, existen tres registros de Valencia. Aparte podemos ordenar por Apellidos, o cualquier otro campo. En total, hasta tres campos.

1.Cierra la ventana de Formulario si es que continúa abierta.

2.Sitúa el cursor en cualquier celda de la columna C (columna de Ciudad).

3.Pulsa el botón Orden ascendente de la barra de herramientas.

Observa que excepto las cabeceras de columna, el resto de datos se ha ordenado alfabéticamente por el campo Ciudad.

Podemos efectuar la misma ordenación pero en orden descendente a través del botón

4.Accede a Datos - Ordenar y te aparecerá un cuadro de diálogo:

Desde aquí podemos establecer los tres criterios de ordenación que comentábamos anteriormente. En la imagen se aprecia que por prioridad, queremos la ordenación a través del campo Region, y dentro de cada provincia que se repita, Excel ordenará también por el campo Ciudad.